Procès-verbaux dématérialisés : mode d’emploi

Les procès-verbaux peuvent désormais être établis et conservés de façon dématérialisée.

Le décret, entré en vigueur en novembre 2019, précise les modalités de cette dématérialisation. Sont ainsi concernés par ce procédé :

• les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des SNC et de société en commandite simple (SCS) ainsi que le registre sur lequel ils sont consignés (C. com. art. R 221-3, al. 3 et R 222-1) 
• les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés de SARL et le registre sur lequel ils sont consignés (C. com. art. R 221-3, al. 3 sur renvoi de l’art. R 223-24, al. 3) 
• le registre de présence des réunions du conseil d’administration et du conseil de surveillance de société anonyme (C. com. art. R 225-20 et R 225-47) ainsi que les procès-verbaux des délibérations de ces organes et le registre sur lequel ils sont conservés (C. com. art. R 225-22 et R 225-49) 
• les procès-verbaux des assemblées générales de SA et de société en commandite par actions ainsi que le registre sur lequel ils sont consignés (C. com. art. R 225-22 sur renvoi des art. R 225-106 et R 226-1) 
• le registre des décisions collectives des associés de sociétés civiles ainsi que les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés qui y sont conservés et la mention des décisions des associés résultant d’un acte porté sur ce même registre (Décret 78-704 du 3-7-1978 art. 45 et 46)

Si le registre est tenu sous la forme dématérialisée, alors les procès-verbaux de délibérations devront également être rédigés sous cette forme. L’ensemble des documents établis sera signé et daté de façon électronique, tout en respectant les conditions fixées par décret, à savoir :

• la signature doit être propre au signataire
• elle doit être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif
• elle doit garantir avec l’acte auquel elle s’attache un lien pour que toute modification ultérieure de l’acte soit détectable et rétractable

Pour toutes questions sur les modalités de dématérialisation des procès-verbaux, nos experts vous répondent.

Source : Décret 2019-1118 du 31 octobre 2019, JO du 3, texte n° 9.